Elektronická evidence došlých a odchozích dokumentů; datová schránka

Dostupné pro

Pracovníky

Přínosy a klíčové funkce

Spisová služba je soubor činností vedoucích ke správě dokumentů, zajišťuje správný průběh životního cyklu dokumentu. Dokument se eviduje na jednotlivých pracovištích /spisových uzlech/ po celou dobu životního cyklu. Od příjmu až po  skartaci nebo předání:

  • příjem nebo vytvoření dokumentu,
  • dokument je zaevidován, zpracován a všechny operace jsou zaznamenány v jeho historii,
  • dokument je vyřízen, předán nebo odeslán,
  • vyřízený dokument je po dobu skartační lhůty uložen ve spisovně,
  • ve spisovně se spisy ukládají podle spisového plánu, jak je stanoven spisovým řádem,
  • po uběhnutí skartační lhůty je provedena skartace. Po ní následuje fyzické zničení dokumentu nebo jeho předání do archívu k trvalému uložení.

Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a změně některých zákonů ve znění zákona č. 250/2014 Sb.

Datová schránka je státem garantovaný komunikační nástroj, který nahrazuje klasické doporučené dopisy a slouží hlavně ke komunikaci s orgány veřejné moci.  Dle zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, byla k 1. 11. 2009 datová schránka na ČVUT aktivována. Datová schránka je společná pro všechny fakulty a ostatní součásti ČVUT. Jednotlivé datové zprávy/dokumenty/ jsou rozesílány z podatelny rektorátu prostřednictvím spisové služby na podatelny fakult a součástí.

Požadavky

  • Přístup a funkčnost se odvíjí od přiřazené role v IDM.
  • Přihlašovací údaje: uživatelské jméno a Heslo ČVUT.

Než začnete

Související legislativa:

Metodikou spisové služby je pověřen archiv ČVUT.



Vlastník stránky: VIC - oddělení IS ekonomických a správních agend (81313), Poslední změna: 07.06.2019