Elektronická evidence došlých a odchozích dokumentů, datová schránka, zveřejnění dokumentů na elektronické úřední desce.
Dostupné pro
Pracovníky
Přínosy a klíčové funkce
Spisová služba je soubor činností vedoucích ke správě dokumentů, zajišťuje správný průběh životního cyklu dokumentu. Dokument se eviduje na jednotlivých pracovištích /spisových uzlech/ po celou dobu životního cyklu. Od příjmu až po skartaci nebo předání:
- příjem nebo vytvoření dokumentu,
- dokument je zaevidován, zpracován a všechny operace jsou zaznamenány v jeho historii,
- dokument je vyřízen, předán nebo odeslán,
- vyřízený dokument je po dobu skartační lhůty uložen ve spisovně,
- ve spisovně se spisy ukládají podle spisového plánu, jak je stanoven spisovým řádem,
- po uběhnutí skartační lhůty je provedena skartace. Po ní následuje fyzické zničení dokumentu nebo jeho předání do archívu k trvalému uložení.
Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a změně některých zákonů ve znění zákona č. 250/2014 Sb.
Datová schránka je státem garantovaný komunikační nástroj, který nahrazuje klasické doporučené dopisy a slouží hlavně ke komunikaci s orgány veřejné moci. Dle zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, byla k 1. 11. 2009 datová schránka na ČVUT aktivována. Datová schránka je společná pro všechny fakulty a ostatní součásti ČVUT. Jednotlivé datové zprávy/dokumenty/ jsou rozesílány z podatelny rektorátu prostřednictvím spisové služby na podatelny fakult a součástí.
Zveřejnění dokumentu na elektronické úřední desce = doručení evidovanému adresátovi
Jedná se o variantu, kdy na základě zveřejnění / vyvěšení na elektronické úřední desce je dokument považován za doručený uvedenému adresátovi (např. náhradní doručení v případě, že se dokument nepodařilo adresátovi v předchozích případech doručit jinou formou).
Požadavky
- Přístup a funkčnost se odvíjí od přiřazené role v UserMap.
- Přihlašovací údaje: uživatelské jméno a Heslo ČVUT.
Než začnete
Související legislativa:
- Spisový a skartační řád ČVUT (Příkaz rektora č. 15/2019).
- Manipulace s dokumenty na ČVUT v Praze (metodický pokyn č. 01/07 HS).
- Datová schránka ČVUT v Praze (metodický pokyn č. 02/09 HS).
- Provoz iFIS/SPS se řídí obecnými pravidly ČVUT, zejména
Pravidly používání sítě ČVUT a Pravidly používání IS ČVUT. - Metodický postup odesílání datových zpráv přes datovou schránku z podatelen fakult a součástí ČVUT, udělení oprávnění přístupu do systému DS, úhrady nákladů na odeslání (směrnice kvestora č. 100/2012).
- Evidence dokumentů v systému elektronické spisové služby (metodický pokyn vedoucí Archivu ČVUT č. 1/2020).
- Metodický pokyn vedoucí Archivu ČVUT č. 2/2020 -K výkonu spisové služby na podatelnách.
- Vyvěšování dokumentů na elektronickou úřední desku (metodický pokyn vedoucí Archivu ČVUT č. 1/2019).
Metodikou spisové služby je pověřen archiv ČVUT.