Pro práci s číselníkem osob jsou přístupné tyto funkce:
09101 – Číselník osob – slouží k prohlížení záznamu o osobě a k úpravám nebo pořízení záznamů v záložkách
01109 – Prohlížení osob – jen prohlížení záznamu
01114 – Převod osob z CRO – jednotlivě – slouží k zakládání nového záznamu o osobě a je to jediná funkce, ve které můžete opravovat hlavičkové údaje (pozor: nikdy neměnit osobní číslo!)
Postup při přenosu záznamu o osobě z CRO/SSU do číselníku osob ve FIS:
- Zvolíme menu „Číselníky–Osoby– 01114 Převod osob z CRO – jednotlivě“. Zobrazí se formulář 01114 – Převod osob z CRO:
- Do horního (žlutého) řádku zadáme běžným způsobem vyhledávací údaj nebo údaje, nejlépe osobní číslo pokud je známe, nebo jméno a příjmení, apod.
- Samotné vyhledávání v CRO podle zadání spustíme tlačítkem Vyhledej (pod žlutým řádkem) nebo Proběhne vyhledávání a v dolním bloku se objeví záznamy, které vyhovují zadanému dotazu:
- V dolním bloku vybereme a myší „zaškrtneme“ požadovanou osobu. Pro některou osobu se může zaškrtnutí promítnout do několika, občas i mnoha řádků. Je to proto, že se sem přenesou z CRO všechny vztahy, které kdy na ČVUT daná osoba měla (včetně ukončených). Ničemu to nevadí, nezabývejte se tím a pokračujte dál.
- Použijte tlačítko Převezmi. Záznamy o osobě se uloží do databáze FIS, formulář se vyprázdní.
- Pro ukončení práce stlačíme znovu F4 s opakovaným potvrzením uložení nebo neuložení. Pokud bychom zde nepoužili Zápis + konec, pak se právě založená osoba nebo osoby neuloží !!!.
- Po provedené volbě se vrátíte do menu.
Poznámky:
- POZOR, před opuštěním formuláře 01114 je nutné vždy stisknout volbu „Zápis + konec“ nebo klávesu F2. Pokud stisknete tlačítko Převezmi, importovanou osobu prohlédnete a odejdete zpět do menu bez potvrzeni, pak bude import osoby/osob jako nepotvrzený automaticky odvolán.
- Pomocí formuláře 01114 není možné založit duplicitní záznam o osobě do iFIS*Osoby, formulář vás na již existující osobu upozorní hlášením (někdy se hlášení nezobrazí, ale přenos se neprovede, což je příznakem toho, že osoba s tímto osobním číslem v číselníku již existuje).
- Údaje v hlavičce již nelze dodatečně opravovat, tuto možnost máte jen při zakládání osoby, jak bylo popsáno výše. Můžete ale požádat o opravu správce FIS.