Pozn. Tento návod úzce souvisí se směrnicí kvestora č.110/2017 – k zajištění jednotné evidence smluv na ČVUT a k uveřejňování v registru smluv.
Příprava dat pro zveřejnění
Vytvoříme objednávku běžným způsobem. V bloku Data pro RS v pravé části okna zvolíme v kolonce Zveřejnit v ISRS hodnotu Ano. Tím si odemkneme blok pro editaci.
Kliknutím na tlačítko Data pro RS se vyplní položky NS, Osoba (odpovědná osoba v RS), cena a datum potvrzení. Ručně je nutné vyplnit Předmět – krátký popis objednávaného zboží.
Po vyplnění údajů stiskneme F2 pro potvrzení změn. Tím se vygeneruje číslo objednávky.
Dále je nutné vložit do přílohy tiskovou sestavu č. 10135 „výpis dat pro zveřejnění v ISRS“. Kurzor umístíme do horní části formuláře (hlavičky) a vybereme formulář tiskových sestav (CTRL + T), postavíme se kurzorem na sestavu 10135 a v dolním rohu označíme „do přílohy“ a poté klikneme na ikonu PDF.
Po úspěšném vložení se objeví informační okno:
Z výběru tiskových sestav odejdeme tlačítkem Zpět nebo Konec:
Systém se přepne do záložky Dokumenty, kde vložíme typ dokumentu Veřejné:
Pouze s tímto typem dokumentu bude příloha zveřejněna!
Poté můžeme objednávku uzavřít a nechat schválit.
Akceptace objednávky a odeslání do interního registru smluv
Objednávku je přípustné odesílat ke zveřejnění až po potvrzení její akceptace protistranou. Za potvrzení akceptace slouží buď nabídka dodavatele, nebo potvrzení (akceptace) objednávky. Nabídka nebo akceptace musí být ve strojově čitelném formátu. Veškeré kontakty v této akceptaci musí být anonymizované. Pokud akceptace od dodavatele nebude ve strojově čitelném formátu, musí být do přílohy vložen vyplněný soubor „akceptace objednávky.rtf“ s typem dokumentu Veřejné a původní akceptace protistrany s typem dokumentu Ostatní. Po vložení těchto souborů stiskneme tlačítko Potvrzení.
Takto připravenou objednávku odešleme do interního registru smluv tlačítkem Odeslat ke zveřejnění do RS. Po odeslání se vygeneruje číslo smlouvy. Toto číslo je IRS stejné jako číslo objednávky, má pouze předponu OBV-.
Zveřejnění objednávky z interního registru smluv probíhá stejným způsobem jako standardní zveřejnění smluv – toto řeší samostatný návod.