Nová metodika rolí – 2023

Současný stav se držel zásad a principů, které byly zformulovány v roce 2012.
V té době existovaly pouze teoretické představy o využití rolí na ČVUT. 

Do této chvíle se role dělily primárně na:

• Business role – role vyjadřující vztah k organizaci (například student FSv, pracovník FS, člen senátu FEL, tajemník FJFI, vedoucí katedry 18101…). Pravidla pro přidělování vyplývají zejména ze statutů, organizačních řádů a dalších legislativních dokumentů univerzity, fakult a ústavů.
• Technická role – role vyjadřující práva v jednotlivých systémech IS ČVUT (role učitel v KOS za FA, role účetní ve FIS za FD, role referent ve V3S za FBMI…). Pravidla pro přidělování jsou dána dokumentem „Pověřením k provozu“, který je zformulován pro každý provozovaný systém.

Zásadním důvodem aktuální změny je, že tento systém neumožňoval vytvářet role pro jiné typy struktur. Tento „nedostatek“ si VIC uvědomoval již dlouho, a proto při tvorbě nového modul rolí v UserMap, zprovozněném na podzim 2020, do něj již předem zapracovalo možnost použití více typů struktur. 

V červnu 2022 jsme obdrželi požadavek prorektora pro řízení kvality na zavedení rolí, které by pracovaly se studijními programy pro evidenci a právování garantů studijních programů, a nejenom garantů. Následně jsme obdobný požadavek obdrželi od paní prorektorky pro bakalářské a magisterské studium. 

Druhým důvodem bylo využít změnu k celkové revizi atributů, a to na základě 10 let zkušeností s provozem. Cílem bylo upravit atributy tak, aby v dlouhodobém horizontu umožnily další rozvoj. 

Koho tato změna nejvíc ovlivní?

Správci a dodavatelé informačních systémů navázaných na Usermap a Active Directory

Správci a dodavatelé musí ve svých aplikacích a softwarech upravit formát kódu označujícího role (na tuto změnu mají vyhrazené přechodné období v délce 7 měsíců, počínaje datem 1. února 2023, informace o technických detailech změny bude distribuována přes fakultní IT techniky). Termín ukončení poskytování starého způsobu formátu a atributů rolí je stanoven na 31.8.2023.

Schvalovatelé rolí a přípraváři rolí

Schvalovatelé rolí (tj. všichni vedoucí pracovníci, tajemníci, ředitelé, proděkani, děkani, prorektoři, rektor a další ostatní osoby s oprávněním schválit jinou roli) a přípraváři rolí (připravují role ke schválení na úrovni fakult nebo na úrovni ČVUT) po nasazení změny vidí ve všech formulářích již role v novém tvaru.

Změna se nejvíce dotkla tzv. technických rolí a rolí označujících nákladová střediska (výhledově se dotkne i rolí určených pro spisové uzly).

Nově se již nepracuje s rolí T-KOS-11101-UCITEL, role byla přejmenována podle zařazení do organizačních struktur na B-11101-KOS-UCITEL. Obdobně se systém mění také u rolí pro nákladová střediska – role T-SFIS–11101–OBJEDNAVKY nově spadá do struktur nákladových středisek a jmenuje se N-11101-SFIS-OBJEDNAVKY. To co známe pod pojmem technické role se nyní nově přerozdělilo do rolí podle struktur organizačních jednotek, nákladových středisek a výhledově budou upraveny i role podle struktur spisových uzlů.

Řadoví zaměstnanci, studenti a ostatní

Všechy ostatní uživatele IS ČVUT výše uvedené změny víceméně nijak neovlivňují.

Ukázka rolí a typů struktur

Ačkoliv se může zdát, že tato změna je pouze nepatrná a kosmetická, pro správu a rozvoj rolí informačního systému je důležitá. Jednotlivé číselníky s kterými totiž role pracují nejsou stejné. Číselník organizačních jednotek je odlišný od číselníku nákladových středisek a spisových uzlů, byť se zdají prakticky stejné. Další číselníky – studijních programů, předmětů nebo místností jsou pak naprosto odlišné. Cílovým stavem je umožnit fakultám a součástem nastavovat oprávnění prostřednictvím rolí v IS ČVUT i s ohledem na tyto struktury. Do budoucna by pak mohlo být teoreticky možné nastavovat oprávnění na základě studia určitého programu, studia určitého předmětu nebo práva na užití konkrétní místnosti a tak dále. S touto změnou také mohlo být v budoucnu možné tvorbu rolí částečně automatizovat tak, aby nové role vznikaly automaticky např. se vznikem organizační jednotky nebo předmětu. Nicméně jde o dlouhodobý a teoretický výhled. Dnes totiž všechny role vznikají ručním zadáváním (pro představu např. při vzniku nové katedry na fakultě se ručně vytváří sada přibližně 80 rolí podle organizační struktury a 30 rolí podle nákladové struktury).

V následující tabulce jsou vidět některé role, zavedené struktury a jak se jich změna dotkla

V níže uvedené tabulce jsou uvedeny stávající a požadované struktury.